Även om många kanske tycker att post är något omodernt i dessa tider av email och andra digitala kanaler så är det fortfarande något som är viktigt. Det gäller inte minst för företag som behöver hantera paket, fakturor, inbjudningar, myndighetskorrespondens och annat. Både utgående och ingående. Det kan ställa till mycket problem om det inte sköts ordentligt, så du som är ansvarig för de frågorna inom en organisation behöver ha en plan. Utifrån planen kan du sedan upprätta rutiner så att ni är säkra på att er post hanteras korrekt och att bristfällig posthantering inte ställer till problem för er.
Anlita en fastighetsförvaltare
Att anlita ett företag som sköter all er fastighetsförvaltning är ett smart drag. Denna typ av firmor kan också säga sig jobba med ”Facility Management” (FM). Gemensamt för dem är att de sköter allt det praktiska på ert företag eller i er lokal. I det ingår nästan alltid posthantering, annars är det klokt att avtala om det. Fastighetsförvaltaren ser då till att ta emot all er post och alla era paket på ett strukturerat sätt. Den som har en försändelse att hantera får en notifiering om det och kan sedan gå och hämta den på ett förbestämt ställe. Om det inte hämtats inom en viss tid så kommer en påminnelse så att inget ska falla mellan stolarna.
Det bästa är att låta fastighetsförvaltaren sköta all ingående och utgående post. På så sätt finns det ett centralt inlämningsställe även för de brev och paket era anställda behöver skicka. Beroende på avtal och storlek på företag kan ni också komma överens med er fastighetsförvaltare om att post och/eller paket ska levereras direkt ut till en arbetsplats.
Hitta ett bra samarbetsföretag för era försändelser
Det finns tre olika saker ni i de flesta fall behöver skicka som företag: vanliga brev, paket samt akutförsändelser. Se till att ha avtal som täcker upp samtliga. Brev och paket brukar det kunna gå att teckna ett avtal på med något av de företag som hanterar sådant. Ni kan till exempel använda er av företagen Bring eller Postnord och se till att de med en förutbestämd frekvens kommer till er och hämtar upp allt som ska skickas.
I vissa fall har man saker som behöver vara framme snabbt. Det kan vara en utbyteskomponent till en verksamhetskritisk maskin, eller ett kontrakt som behöver signeras skyndsamt. Eller kanske något som riskerar att gå sönder om det inte hanteras på ett försiktigt sätt. Då är det bra att utöver vanlig post även ha avtal med en budfirma eller liknande. När du anlitar en budfirma så kommer det en förare som personligen plockar upp det du ska ha levererat och direkt kör iväg med det. Sedan får du en kvittens på att det är levererat. Det gör att du har större kontroll över din försändelse än om du skickar med vanlig post. Du är säker på att det kommer fram i tid, och det är en specifik person som är ansvarig för att det ska levereras enligt överenskommelse.